Verktygslåda för distansjobb. Ny Bok. Goda råd till den som vill satsa på flexibelt arbete
Allt fler jobbar hemma på distans då och då, men betydligt färre tar steget fullt ut med ett tekniskt avancerat fjärrkontor i bostaden. IT-tekniken brukar fungera, men att organisera samarbetet kan vara värre har det visat sig.
Ännu en i raden av utslätade managementböcker frågar man sig
Tvärtom, det är en lättläst orientering för alla som vill ändra på jobbet – sitt eget eller andras.
Det är lätt att tycka om Forsebäcks sätt att skriva. Han har lyckats kombinera en text med flyt – fylld med exempel – och en systematisk översikt, rikligt försedd med hänvisningar till litteraturen.
Titeln tyder på att författaren främst riktar sig till chefer i stora organisationer. Flera exempel kommer därifrån, som Siemens Nixdorf och Skanska.
Frågan är om inte små företagare har mest att hämta i boken. IT är som att ärva ett harem, som en småföretagare uttryckte det, för man vet inte var man skall börja. Från Forsebäcks verktygslåda kan de till exempel hämta tips hur små byggföretag och mediaföretag arbetar virtuellt. Man får lära sig snickra till ett IT-system, med tyngdpunkt på organisationen mer än det tekniska. Och att det faktiskt går att utveckla en offensiv strategi, till och med en affärsidé, utifrån det nya sättet att arbeta.
Men att vara chef
för medarbetare på distans är inte alltid enkelt. Satsar inte ledningen helhjärtat går projektet ofta i stå. Utgå från verkligheten, formulera en policy och skynda långsamt är Forsebäcks råd.
Den som tänker gå in till chefen för att få jobba hemifrån bör läsa boken. En analys med kronor och ören väger tyngre än att diskutera remote clients och ISDN.
Lennart Forsebäck har ett förflutet i TCO och IT-utvecklare i Nyköpings kommun. Förutom att vara expert åt EU-kommissionen verkar han som konsult och föreläsare med ett eget företag i Nyköping som bas.
Lennart Forsebäck, Telemanagement, IHM förlag, 1997.
För dyrt flytta människor. Kostnaderna för transporter sjunker kraftigt med informationsteknik
Kan Sverige resa sig ur krisen – och vilken roll spelar informationstekniken i så fall
Kring de frågorna samtalar arbetsmarknadsminister Anders Sundström, professor Åke E Andersson och planeringschefen i Nyköping Lennart Forsebäck. Första delen av samtalet var infört i Arbete$Pengar den 27 april.
+++
Av INGEMAR LARSSON
Det blir i längden för dyrt att människor ständigt ska flytta efter jobben, konstaterar arbetsmarknadsminister Anders Sundström:
– Förut var det nödvändigt. Men det kräver stora investeringar i ny infrastruktur, bostäder, kommunikationer.
– För individen är kalkylen också dålig. På 50-talet gav flyttningen från en lågproduktiv landsbygd till de nya industrijobben en fin kalkyl, inte minst för att hustrun också fick jobb.
– I dag är en flyttning snarare en kostnad för samhället, och för individen. Bägge har jobb, kapitalet är bundet i en bostad. Det är därför både samhällsekonomiskt och företagsekonomiskt lönsamt att satsa på informationsteknik eftersom kostnaden att transportera kunskap sjunker starkt.
– Vi skall därför på nationell nivå arbeta för att understödja regionala och lokala initiativ. Det finns mycket central styrning kvar men det vill vi ändra på.
Lennart Forsebäck:
– Det kommunala och regionala arbetet för att ta till vara den nya informationstekniken är oerhört viktigt och mycket är på gång. Vad skulle hända om eller när vi i Nyköping får i gång IT-försök som fungerar som provbänk för ny teknik
Anders Sundström:
– Jag tror att varje kommun borde upprätta en IT-strategi med högsta dignitet för att vitalisera näringspolitiken och utbildningen – och för att stärka demokratin. Det finns tyvärr många politiska ledningar som ännu inte har insett vikten av att anpassa IT-frågor och näringspolitik till de lokala förhållandena. Statens roll blir att beordra en sådan planering – men inte säga hur. Det var så man fick i gång processen för barnomsorgen.
Som i byggbranschen
Åke E Andersson:
– Om man i Nyköping lyckas skapa en marknad uppbyggd som uppdragsverksamhet så skulle man få en selektering. Människor med låg riskaversion skulle flytta in och Nyköping skulle säkert föryngras. Det påminner om byggbranschen. I mitt gamla Ådalen föraktade byggjobbarna fabriksjobbarna som i sin tur betraktade byggfolket som ett slags tattare. De hade andra personlighetsegenskaper helt enkelt. Byråkraterna i Stockholm skulle säkert se med förundran på de nya uppdragsjobbarna i Nyköping som struntar i skyddsnät och fallskärmar.
Skattad tillgång
Lennart Forsebäck:
– Jag vill se en provbänk lokalt där man prövar sig fram till bra former för distansarbete. Ett hinder som man borde neutralisera är de ogina skattereglerna. Det är utomordentligt svårt att få göra avdrag för lokal och utrustning när man arbetar hemma.
Anders Sundström:
– Det är inte läge för det just nu i alla fall. Men är det verkligen ett problem, hemarbetet ökar ju kraftigt
Lennart Forsebäck:
– Vi kan förvänta en snabbt växande produktivitet om distansarbetaren kan räkna med en kalkyl som känns rättvis. Det är nu som den dynamiska effekten av IT börjar märkas. Om villkoren är de rätta. Åke E Andersson:
– Ordet dynamiska effekter har överexploaterats två gånger: den underbara natten och EU-anslutningen. Varje förslag att långsiktigt räkna hem kortsiktiga skattelättnader är dömt att misslyckas i diskussion med politiker.
Den nya politiken
Åke E Andersson:
– Jag har ett exempel från den amerikanska administrationen: är det inte uttryckligen förbjudet i lagen så har var och en skyldighet att aktualisera förbättringar i förvaltningen. Det enskilda initiativet är alltså inskrivet som en skyldighet. Att ministrar och kommunalråd tar nya grepp är väl bra, men räcker det
Skall man få i gång informationstekniken så förutsätter det väl en aktivering på bred front
Anders Sundström:
– Vad jag kan uttala mig om är arbetsmarknaden och regionalpolitiken. Ett exempel är mitt samarbete med utbildnings- och näringsdepartementen; sektorsgränserna skall suddas ut. Ett annat exempel är vad jag redovisar i kompletteringspropositionen.
– Arbetsmarknadspolitiken utformas så att ansvaret trycks ut så långt som möjligt i organisationen.
Anders Sundström igen:
– Nyorienteringen av regionalpolitiken är spännande där det faktiskt är EU som ger en ny syn. Nationalstaten representerad centralt och lokalt skall föra ett samtal med företagen. Här finns en oerhörd dynamik. Vi behöver inte regelverken för vi kan ändå utöva kontrollen tack vare informationstekniken.
Lennart Forsebäck:
– EU lyfter fram IT som sin kanske viktigaste fråga i dag. Men då det gäller att effektivisera den egna organisationen så är det märkligt tyst. Varför inte låta medlemsländerna distansarbeta gentemot EU-kommissionen
Anders Sundström:
– Jag har noterat samma sak. Vi har satsat kraftfullt på IT i Piteå och på departementet. Mycket kan sparas, på resor inte minst, om vi kunde utveckla något liknande gentemot Bryssel och därför investerar vi i detta.
Liknar 1800-talet
Åke E Andersson:
– På 1800-talet hade vi en långvarig undersysselsättning i Europa där utvandringen blev räddningen. Vad som nu händer är att vi försöker göra IT till ett Minnesota. Trots massutvandringen hade vi en massiv arbetslöshet som fyllde upp lågproduktiva jobb. Lennart Forsebäck:
– Nu har vi tjänstemännen som driver omkring i svenska städer i stället. Då var det den agrara revolutionen och industrialiseringen. I dag är det övergången till det intelligenta samhället – som är nöd-vändig men som också leder till en utstötning.
Åke E Andersson:
– I industrialismens början hade vi ett förlagssystem. Man fick betalt för vad man producerade. Lönen var en rörlig kostnad. Det hade icke önskvärda effekter och därför sökte man omvandla lönen från rörlig till en fast kostnad. Parterna önskade ett annat system och det blev lönearbetet. Arbetsgivarna för stordriftens skull, arbetstagarna för att de ville ha trygghet.
Lennart Forsebäck:
– Anställning är en förpackning av arbete som föddes med industrialismen. I det nya samhället kan arbetstagare bli uppdragstagare. I stället för livslånga kontrakt vill företagen köpa kompetensen när den behövs. Samtidigt har ungdomarna en annan syn. För dem är det viktigare att få växla mellan kreativa uppgifter.
Stelhet i staten
Anders Sundström:
– Jag kan konstatera som ny minister att det finns mycket kvar av stelhet och sektorstänkande i statsapparaten och som man måste göra något åt.
– ABB:s T 50 är en kombination av IT och ny arbetsorganisation. Det är vad jag vill åstadkomma inom arbetsmarknadspolitiken. Med en sådan organisation kan vi åstadkomma en bättre utväxling på de enorma belopp som vi satsar.
Lennart Forsebäck:
– Jag ser både poänger och risker med de jobb som skapats inom tjänstesektorn i stödområdena. Konkurrensen snedvrids och dessa stödjobb är lättflyktiga. Den stora faran med ”footloose service-production”, dvs enklare tjänster som biljettbokning och dylikt, är att de kan förläggas var som helst. Flyttning ger ett nollsummespel mellan kommunerna – om de inte försvinner till låglöneländer. IT bör paras med en lokal kompetens. Ett bra exempel är den italienska konfektionsindstrin som har överlevt som leverantörer till t ex Benetton tack vare en flexibel IT-stödd produktion.
Anders Sundström:
– Problemet finns men subventionerna skruvas ner betydligt. Utflaggning av tjänster är en realitet som vi precis som i USA måste lära oss att leva med. Men omvänt ger detta oss chanser. Till exempel bokar Hertz biluthyrning för både Europa och Amerika från Arvidsjaur.
– Vi ser att tjänster, som bokning och telemarketing, slås ut medan andra utvecklar kundkontakt och kompetens och därmed överlever.
Sverige en utkant
– Jag tror att den nya informationstekniken är livsavgörande för det glesbefolkade Sverige. Vi lever i en utkant och har bara en chans: det är kunskapssamhället och då måste vi vara ledande inom informationsteknik. Lennart Forsebäck:
– Den offentliga sektorn kan aktivt bidra till dynamiken i näringslivet. Den skulle t ex kunna spara miljarder med elektronisk fakturering.
– Det finns en aspekt till. De svenska industriella framgångarna bygger ofta på ett fruktbart sampel mellan näringsliv och offentlig verksamhet. Ericssons och televerkets samarbete kring AXE är ett sådant exempel. I Sörmland har landstinget startat ett gemensamt bolag med IBM för elektroniska patientjournaler. Osv.
Anders Sundström:
– Det stämmer. Våra kommuner är välorganiserade. Affärsverken är världsledande. Sjukvården är avancerad som upphandlare. Att vi har en professionell stat och kommun är oerhört centralt för den framtida utvecklingen. Det är där vi skall göra våra insatser, mer än med stöd och stödbeställningar.
Färre resor med möten via videon. Distansarbete via desktopvideo möjligt
Av INGEMAR LARSSON
– Våra två forskningschefer reste tidigare femton gånger över Atlanten varje år. De kan nu minska sitt resande med 65 procent. Vi ser hur vi kan skära ner våra projekttider drastiskt, kanske med hälften.
Det resultatet kan intendent Sven Alm redovisa efter ett års prov med videokonferenser vid Alfa-Laval Agri i Tumba.
I dag är mjölkning avancerad teknologi styrt av datorer från Agri. I Tumba arbetar man nära samman med en systeranläggning i Kansas City.
Zoomar in
När gemensamma frågor i utvecklingsprojekten kommer upp så måste man förut improvisera och i vissa fall resa över. Reser man en vecka så är egentligen bara 1-2 dagar effektiv arbetstid.
Uppstår det ett problem i dag så samlas projektgruppen i konferensrummet, slår på videoterminalen och konfererar med motsvarande grupp i Kansas City.
Frånsett att man inte kan ta varandra i hand så fungerar det i stort sett som ett vanligt projektmöte. Videokameran zoomar in den som talar.
Utvecklingschefen demonstrerar en teknisk komponent. Marknadschefen ritar upp strategin på en skrivplatta ungefär som på blädderblocket. Projektledaren tar in Excel från sin PC för att diskutera ekonomi och tidsplan. Det är som att sitta i samma rum – man pekar, skriver och ritar på samma skärmyta.
Sven Alms nyfikenhet på videokonferenser väcktes vid en visning i slutet av 1993. Det nya var att man inte längre behövde en dyr studio utan man kunde sitta i ett vanligt konferensrum.
Öka takten
Samtidigt fanns ett intresse från ledningen att knyta företagsenheterna inom Tetrapak-Alfa-Laval närmare varandra.
Ett vanligt motiv för videokonferenser är annars att minska resandet, men här gick man längre. Alfa-Laval tänker ju i sammma banor som många andra svenska industriföretag. Tiden för produktutveckling skall reduceras och man vill öka takten på produktionsflödena. Och inte minst vill man knyta samman människor så att beslut blir ordentligt förankrade från första början.
– Vi provade tre system: Picturetel, BT från British Telecom och Sony. De var ganska lika men Sony var mest på bettet vilket ledde till att Alfa-Laval våren 1994 köpte in tretton Sonyanläggningar för ca 250 000 kronor styck. Det är mycket pengar, säger Sven Alm, men det är en bra investering när man ser vinsterna.
Tre av apparaterna (Sony Trinicom-2000, vilket antyder släktskapet med Sonys TV-apparater) finns i Sverige, resten är spridda i Europa och i USA. Man kommunicerar via telebolagens digitala nät.
Bryggor utomlands
Dessa ISDN-linjer, som har större bandbredd än vanliga teleledningar, är nödvändiga för att videoöverföringen skall fungera.
Vanligast är kommunikation från punkt till punkt men Alfa-Laval har haft sex anläggningar uppkopplade samtidigt. Då har man använt sig av bryggor utomlands i stället för hos Telia.
– Tekniskt har det inte varit några egentliga problem. ISDN-näten i USA har gett vissa bekymmer men det löser vi, säger Sven Alm.
Tio minuter är tillräckligt för att en mötesgrupp skall lära sig sköta apparaturen. Man lär sig snart att undvika yviga gester men annars så störs man inte av att rörelserna blir struttiga som i gamla stumfilmer.
I princip består en videokonferensutrustning av en persondator och ett multimediepaket, där man med kamera, mikrofon och högtalare förmedlar bild och ljud.
Fast för avancerad utrustning kan PC-n snarast ses som bihang till en kommunikationshjärna (codec) som sköter signaltrafiken. PC-n har ett särskilt program för den gemensamma ”fjärrskrivtavlan”.
Lokala nät
Datorn kan kopplas till skrivare och andra tillbehör precis som en vanlig PC. Man får på köpet en informell doku-mentation av mötet, även om man inte utnyttjar den möjligheten på Alfa-Laval.
– Tekniken kan inte utvecklas så mycket mera, menar Sven Alm. Men vi vill få in trafiken i våra lokala datanätså att vi slipper en mängd ISDN-ingångar när videokonferenser blir vanliga via medarbetarnas egna persondatorer. Och det ligger inte långt bort eftersom priset på desktopvideo sjunker snabbt.
Förutom utvecklingsavdelningarna är det företagsledningarna och marknadsförarna som har haft mesta nyttan av videokonferenser.
Man kan ana de strategier som byggs upp vid Alfa-Laval och andra storföretag tack vare den nya tekniken. Hos Alfa-Laval finns tankar på att hålla kontakt med några av de stora leverantörerna via videokonferenser. Nästa steg kan vara att samarbeta med mejerier och andra tunga kunder på samma sätt.
Agria i Tumba expanderar och anställer i dagarna 35 civilingenjörer. Att få tag på rätt teknisk kompetens är oerhört viktigt och därför kan distansarbete med hjälp av desktopvideo vara en möjlighet. Företaget har redan nu tekniker som distansarbetar.
Hushålla bättre
Man kan spekulera i vad som kan inträffa när man mer allmänt lär sig samarbeta tämligen oberoende av geografiska avstånd. Företagen kan hushålla med sin expertis på ett helt annat sätt. En specialist kan ju delta i arbetsgrupper – jorden runt i vissa fall.
Omvänt betyder det att företag kan decentralisera sina enheter. Hur kommer Alfa-Laval och andra företag att se ut då
Den nya IT-tekniken finns med i bilden när företagsstrategerna snickrar på morgondagens företag.
Magasin Hällungen 